Fietsleasing heruitgevonden met TREK

Binnen het Belgische retailnetwerk van TREK zat veel potentieel in fietsleasing. Maar dat potentieel werd geremd door omslachtige processen. Aanvragen liepen via e‑mail, validaties gebeurden telefonisch, en de opvolging van dossiers was moeilijk te centraliseren. Verkopers moesten vaak zelf achter updates aan, wat leidde tot vertragingen, fouten en frustratie – zowel intern als bij de klant.

Doordat er geen centrale opvolging mogelijk was, ging belangrijke informatie vaak verloren in de drukte van de winkelvloer. Klanten moesten langer wachten op een antwoord, verkopers verloren overzicht, en de beleving die TREK zo hoog in het vaandel draagt, kwam onder druk te staan.

De verkoopteams van TREK willen vooral doen waar ze goed in zijn: mensen begeleiden naar hun ideale fiets. Maar in de praktijk ging veel kostbare tijd verloren aan papierwerk en opvolging. TREK wilde dat omdraaien – en koos voor een digitale versnelling.

Een belangrijke troef binnen TREK was het POS-systeem, het retailplatform dat al actief werd gebruikt door hun verkopers. In plaats van daar een apart systeem naast te bouwen, besloten we de leasingflow rechtstreeks daarin te integreren. Dat zorgde voor een minimale leercurve en maximale efficiëntie.

Samenwerken zat in het DNA van dit traject. Van bij de start brachten we alle betrokken partijen rond de tafel: TREK, KBC Lease, Renta Solutions en Pàu. Via wekelijkse sprints en korte feedbackloops konden we de oplossing in recordtempo uittekenen, valideren en bijsturen. Elke partij bracht expertise aan, en dat zorgde voor gedragen beslissingen en een snelle go-live.

Naast de technische integratie van de KBC Lease API en de connecties met andere systemen zoals werkorders en facturatie, investeerden we ook in een vlot en intuïtief design. Geen overbodige clicks, geen verwarring over statussen – maar een flow die voelt alsof hij er altijd al geweest is. Van aanvraag tot notificatie, alles verloopt geautomatiseerd en real-time. Klanten ontvangen updates via mail of sms, en verkopers kunnen elk dossier vlot opvolgen.

Dankzij de geïntegreerde oplossing start een verkoper de leasingaanvraag direct vanuit het POS-systeem. De leasingcode wordt automatisch gevalideerd via de KBC Lease API. Statusupdates zijn real-time beschikbaar, documenten worden gegenereerd en gekoppeld, en alles wordt netjes opgeslagen in één systeem. Geen losse tools meer, geen verwarring.

De nieuwe workflow zorgt ervoor dat verkoopteams opnieuw kunnen focussen op hun kerntaak: de klant begeleiden. De doorlooptijd van een leasingaanvraag is gevoelig verkort, en het aantal manuele handelingen drastisch verminderd. Daardoor stijgt niet alleen de efficiëntie, maar ook de tevredenheid bij klanten én medewerkers.

Elke aanvraag is transparant opvolgbaar voor alle partijen. Verkopers zien in één oogopslag waar een aanvraag zich bevindt, klanten weten wat ze kunnen verwachten, en TREK behoudt het overzicht over alle lopende dossiers.