Maak kennis met Docket, de slimme planningstool voor medische beroepen.
Wat we hebben gedaan
De klant
Planning vormt de sleutel tot een goed georganiseerde medische praktijk. Dat werd tijdens de Covid-19-pandemie overduidelijk. Met de pieken en golven en de personeelstekorten door de quarantainemaatregelen is het nu belangrijker dan ooit om de weinige middelen die er zijn, optimaal te benutten. In tijden van crisis is dat echter een uitdaging van formaat. Dankzij Docket, onze nieuwe SAAS-tool (Software-As-A-Service), is personeelsoptimalisatie, dienstenbeheer en nog veel meer voortaan perfect mogelijk.
De case
Talent is schaars in de Belgische gezondheidssector. Slechts een op drie openstaande vacatures wordt ingevuld. Tegelijkertijd wil de sector dat de gezondheidsprofessionals die er zijn, meer vrije tijd hebben. Maar dat is momenteel zelden mogelijk. Daardoor ontstaat de nood om snel veranderende diensten en planningen gestroomlijnder, robuuster en transparanter te maken. En dat is precies wat Docket, de SAAS-planningtool voor de medische sector, doet!
Een sector die qua personeel onder druk staat, moet de weinige werkkrachten die er zijn, zo efficiënt mogelijk kunnen inzetten. Daar is digitale ondersteuning voor nodig. We leven en werken in een steeds complexere omgeving, waar het evenwicht tussen werk en privé van onze medische professionals voorop moet staan.
De impact
Docket is een handige tool om teamroosters en -diensten doeltreffend te beheren. Het bestaat uit vier hoofdonderdelen:
- templates
- team
- afwezigheden
- planning
De templates vormen de basis voor het vereenvoudigen van de planning. Ze maken Docket tot een toonbeeld van efficiëntie. Je hoeft maar een keer iets in te geven en kunt dezelfde template daarna steeds weer opnieuw gebruiken. En tot slot schrap je alle uitzonderingen of bijzonderheden. Een enkele oplossing op een enkel platform. Zeg de vele lijsten voor aanmeldingen, afmeldingen en afwezigheden vaarwel. Docket waarschuwt je automatisch bij eventuele conflicten in je planning.
In het teamoverzicht worden de gegevens van de teamleden weergegeven, samen met hun dienstvoorkeuren en hun werkdagen en -uren. Op die manier kan je rekening houden met de voorkeuren van elk teamlid bij het opstellen van de werkroosters. Omdat Docket dit automatisch organiseert, heb je geen kopzorgen meer. Je kunt ook alle geplande toekomstige afwezigheden (bijvoorbeeld vakantiedagen) weergeven voor elk teamlid.
Bovendien toont Docket niet alleen de contractuele uren van de teamleden, maar ook hoeveel uren ze al hebben gewerkt. Zelfs bij afwezigheden die maanden op voorhand werden geregistreerd, stuurt Docket je tijdig een waarschuwing als er zich een conflict voordoet. Wanneer iemand verlof wilt inplannen, stelt Docket automatisch een teamlid voor als vervanger, bijvoorbeeld iemand die nog uren moet doen. Dankzij deze logica wordt je planning kinderspel!
Docket bevindt zich in de cloud en biedt een centraal referentiepunt voor je planning. Zo vermijd je het risico op menselijke fouten die vergissingen kunnen veroorzaken. De centrale planning wordt de waarheid, de hele waarheid en niets dan de waarheid voor elk teamlid. Het vereenvoudigt ook de coördinatie binnen het team. En dan hebben we het nog niet over de interne communicatie die duidelijker en efficiënter wordt. In de medische wereld zijn werkroosters nooit statisch. Ze veranderen voortdurend. Een planningtool voor gezondheidsprofessionals moet dan ook uiterst flexibel zijn. Als je telkens een e-mail moet sturen als er iets verandert, kan dat stresserend zijn voor de teamleden en raken ze makkelijk in de war over de uren waarop ze moeten werken. Met een cloudgebaseerde centrale planning doet dit probleem zich niet voor.
De conclusie
“Vroeger deed ik bijna een hele week over de planning. Dankzij Docket kan het in amper 20 minuten tijd! In mijn dagelijks werk maakt het een wereld van verschil en wordt ook een enorme stressfactor volledig weggenomen. Geweldig gewoon!” - Praktijkcoördinatrice Anja van Grinberg B.V. Tandartsen –
En dat zegt eigenlijk alles, toch?
